Как поделиться базой знаний OpenDocs с помощью защищенных публичных ссылок

Обмен документацией базы знаний с внешними заинтересованными сторонами, клиентами или членами команды имеет решающее значение для бесперебойного сотрудничества.Visual Paradigm OnlineOpenDocs предоставляет гибкие и безопасные возможности для обмена всей документацией или отдельными страницами через публичные ссылки.

В этом подробном руководстве описывается, как настроить защищенные публичные ссылки, выбрать между статичными и живыми обновлениями контента, а также управлять несколькими индивидуальными настройками обмена для разных аудиторий.

Понимание обмена через публичные ссылки в OpenDocs

Обеспечение безопасного, индивидуального доступа к технической документации без предоставления полных прав доступа к рабочему пространству может быть сложной задачей. Среда OpenDocs упрощает эту задачу благодаря встроенным настройкам обмена, предоставляя авторам полный контроль над тем, что могут видеть читатели и когда обновляется контент.

Используя редактор OpenDocs вы можете создавать уникальные публичные URL-адреса, контролировать видимость на уровне страниц и поддерживать отдельные настройки обмена, адаптированные для конкретных групп заинтересованных сторон.

Ключевые преимущества и функции

• Тонкая настройка диапазона доступа:Выберите публикацию отдельных страниц или обмен всей базой знаний.
• Гибкие режимы обновлений:Выберите между режимом статичного снимка (независимым от текущих правок) или живым автоматически обновляемым контентом.
• Пользовательские описания:Добавьте краткие описания, чтобы прояснить цель общего контента для конечных пользователей.
• Несколько независимых ссылок:Создавайте несколько различных ссылок для одной и той же базы знаний, каждая со своим выбором страниц, правилами обновлений и описанием.

Пошаговое руководство: создание защищенной публичной ссылки

Следуйте этим инструкциям, чтобы создать и настроить защищенную публичную ссылку для контента вашей базы знаний.

Шаг 1: Определите диапазон обмена

1. В OpenDocs нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
2. Выберите диапазон страниц, которыми вы хотите поделиться: выберите отдельные конкретные страницы или всю базу знаний.
3. После подтверждения выбора нажмите Далее чтобы продолжить.

Шаг 2: настройте параметры и создайте ссылку

1. Предоставьте краткое описание, объясняющее, что охватывает общий контент.
2. Выберите поведение обновления контента:
   • Режим снимка: Держит общие страницы отдельно от текущих правок, сохраняя общую версию статичной.
   • Режим автообновления: Автоматически отражает изменения всякий раз, когда вы редактируете свою документацию.
3. Установите метод совместного доступа на «Публичная ссылка и нажмите «Создать ссылку.
4. Скопируйте и распространите созданную ссылку среди целевых читателей.

Управление несколькими аудиториями для совместного доступа

Разные команды или аудитории часто требуют различных представлений одной и той же проектной документации. OpenDocs позволяет создать несколько независимых общих доступов для одной базы знаний:

• Документация для клиентов: Делитесь отобранными, статичными версиями-снимками завершенных функций с внешними заинтересованными сторонами.
• Внутренние кросс-функциональные команды: Предоставляйте активные ссылки с автообновлением к страницам продуктов или инженерных разделов для внутренних сотрудников.
• Преподаватели и тренеры: Поддерживайте отдельные ссылки модулей для разных учебных групп или классов.

Каждый независимый общий доступ сохраняет свой собственный выбор страниц, правила обновления и пользовательские описания, обеспечивая полный административный контроль над видимостью для аудитории.

Улучшите распространение вашей документации

Опубликование безопасных, адаптированных под аудиторию публичных ссылок гарантирует, что ваша команда сможет четко и безопасно распространять техническую документацию. Изучите полный набор инструментов визуального моделирования на базе Visual Paradigm чтобы уже сегодня повысить эффективность вашего рабочего процесса управления знаниями.