Обмен документацией базы знаний с внешними заинтересованными сторонами, клиентами или членами команды имеет решающее значение для бесперебойного сотрудничества.Visual Paradigm OnlineOpenDocs предоставляет гибкие и безопасные возможности для обмена всей документацией или отдельными страницами через публичные ссылки.
В этом подробном руководстве описывается, как настроить защищенные публичные ссылки, выбрать между статичными и живыми обновлениями контента, а также управлять несколькими индивидуальными настройками обмена для разных аудиторий.
Понимание обмена через публичные ссылки в OpenDocs
Обеспечение безопасного, индивидуального доступа к технической документации без предоставления полных прав доступа к рабочему пространству может быть сложной задачей. Среда OpenDocs упрощает эту задачу благодаря встроенным настройкам обмена, предоставляя авторам полный контроль над тем, что могут видеть читатели и когда обновляется контент.
Используя редактор OpenDocs вы можете создавать уникальные публичные URL-адреса, контролировать видимость на уровне страниц и поддерживать отдельные настройки обмена, адаптированные для конкретных групп заинтересованных сторон.
Ключевые преимущества и функции
- Тонкая настройка диапазона доступа:Выберите публикацию отдельных страниц или обмен всей базой знаний.
- Гибкие режимы обновлений:Выберите между режимом статичного снимка (независимым от текущих правок) или живым автоматически обновляемым контентом.
- Пользовательские описания:Добавьте краткие описания, чтобы прояснить цель общего контента для конечных пользователей.
- Несколько независимых ссылок:Создавайте несколько различных ссылок для одной и той же базы знаний, каждая со своим выбором страниц, правилами обновлений и описанием.
Пошаговое руководство: создание защищенной публичной ссылки
Следуйте этим инструкциям, чтобы создать и настроить защищенную публичную ссылку для контента вашей базы знаний.
Шаг 1: Определите диапазон обмена
- В OpenDocs нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу.
- Выберите диапазон страниц, которыми вы хотите поделиться: выберите отдельные конкретные страницы или всю базу знаний.
- После подтверждения выбора нажмите Далее чтобы продолжить.
Шаг 2: настройте параметры и создайте ссылку
- Предоставьте краткое описание, объясняющее, что охватывает общий контент.
- Выберите поведение обновления контента:
- Режим снимка: Держит общие страницы отдельно от текущих правок, сохраняя общую версию статичной.
- Режим автообновления: Автоматически отражает изменения всякий раз, когда вы редактируете свою документацию.
- Установите метод совместного доступа на «Публичная ссылка и нажмите «Создать ссылку.
- Скопируйте и распространите созданную ссылку среди целевых читателей.
Управление несколькими аудиториями для совместного доступа
Разные команды или аудитории часто требуют различных представлений одной и той же проектной документации. OpenDocs позволяет создать несколько независимых общих доступов для одной базы знаний:
- Документация для клиентов: Делитесь отобранными, статичными версиями-снимками завершенных функций с внешними заинтересованными сторонами.
- Внутренние кросс-функциональные команды: Предоставляйте активные ссылки с автообновлением к страницам продуктов или инженерных разделов для внутренних сотрудников.
- Преподаватели и тренеры: Поддерживайте отдельные ссылки модулей для разных учебных групп или классов.
Каждый независимый общий доступ сохраняет свой собственный выбор страниц, правила обновления и пользовательские описания, обеспечивая полный административный контроль над видимостью для аудитории.
Улучшите распространение вашей документации
Опубликование безопасных, адаптированных под аудиторию публичных ссылок гарантирует, что ваша команда сможет четко и безопасно распространять техническую документацию. Изучите полный набор инструментов визуального моделирования на базе Visual Paradigm чтобы уже сегодня повысить эффективность вашего рабочего процесса управления знаниями.
