Comment partager votre base de connaissances OpenDocs avec des liens publics sécurisés

Partager la documentation de la base de connaissances avec des parties prenantes externes, des clients ou des membres de l’équipe est essentiel pour une collaboration fluide.Visual Paradigm OnlineOpenDocs propose des options flexibles et sécurisées pour partager votre espace de documentation entier ou des pages spécifiques via des liens publics.

Ce guide complet détaille comment configurer des liens publics sécurisés, choisir entre des mises à jour de contenu statiques et en direct, et gérer plusieurs partages personnalisés pour différents publics.

Comprendre le partage par lien public dans OpenDocs

Fournir un accès sécurisé et personnalisé à la documentation technique sans accorder de permissions complètes sur l’espace de travail peut être difficile. L’OpenDocs environnement simplifie cela grâce à des configurations de partage intégrées, offrant aux auteurs un contrôle total sur ce que les lecteurs peuvent voir et quand le contenu est mis à jour.

En utilisant l’éditeur OpenDocs, vous pouvez générer des URL publiques uniques, contrôler la visibilité au niveau des pages et maintenir des configurations de partage distinctes adaptées à des groupes de parties prenantes spécifiques.

Avantages et fonctionnalités clés

• Contrôle granulaire de la portée : Choisissez de publier des pages spécifiques ou de partager l’espace entier de votre base de connaissances.
• Comportements de mise à jour flexibles : Sélectionnez entre le mode instantané statique (détaché des modifications en cours) ou le contenu en direct avec mise à jour automatique.
• Descriptions personnalisées : Ajoutez de courtes descriptions pour clarifier l’objectif du contenu partagé pour les utilisateurs finaux.
• Partages indépendants multiples : Créez plusieurs liens distincts pour la même base de connaissances, chacun avec sa propre sélection de pages, ses règles de mise à jour et sa description.

Guide étape par étape : Génération d’un lien public sécurisé

Suivez ces instructions pour créer et configurer un lien public sécurisé pour le contenu de votre base de connaissances.

Étape 1 : Définir la portée du partage

1. Dans OpenDocs, cliquez sur lePartager bouton situé dans le coin supérieur droit.
2. Choisissez la portée des pages que vous souhaitez partager : sélectionnez des pages individuelles spécifiques ou choisissez l’ensemble de la base de connaissances.
3. Après avoir confirmé votre sélection, cliquez surSuivant pour continuer.

Étape 2 : Configurer les paramètres et générer le lien

1. Fournissez une brève description expliquant ce que couvre le contenu partagé.
2. Choisissez votre comportement de mise à jour du contenu :
   • Mode Instantané :Garde les pages partagées détachées des modifications en cours, maintenant la version partagée statique.
   • Mode Mise à jour automatique :Reflète automatiquement les modifications chaque fois que vous modifiez votre documentation.
3. Définissez la méthode de partage sur Lien public et cliquez sur Générer le lien.
4. Copiez et distribuez le lien généré à vos lecteurs cibles.

Gestion de plusieurs partages pour différents publics

Différentes équipes ou publics nécessitent souvent différentes vues de la même documentation de projet. OpenDocs vous permet d’établir plusieurs partages indépendants pour une seule base de connaissances :

• Documentation destinée aux clients :Partagez des versions instantanées statiques et sélectionnées de fonctionnalités finalisées avec les parties prenantes externes.
• Équipes transversales internes :Fournissez des liens actifs et à mise à jour automatique vers les pages produits ou ingénierie pour les collaborateurs internes.
• Éducateurs et formateurs :Maintenez des liens de module distincts pour différents groupes d’apprentissage ou classes.

Chaque partage indépendant maintient sa propre sélection de pages, ses règles de mise à jour et ses descriptions personnalisées, garantissant un contrôle administratif complet sur la visibilité du public.

Améliorez la distribution de votre documentation

Publier des liens publics sécurisés et adaptés au public garantit que votre équipe peut distribuer la documentation technique de manière claire et sûre. Découvrez la gamme complète d’outils de modélisation visuelle propulsés par Visual Paradigmpour rehausser votre flux de travail de gestion des connaissances dès aujourd’hui.