Compartir la documentación de la base de conocimientos con partes interesadas externas, clientes o miembros del equipo es esencial para una colaboración fluida.Visual Paradigm OnlineOpenDocs ofrece opciones flexibles y seguras para compartir todo su espacio de documentación o páginas específicas mediante enlaces públicos.
Esta guía completa detalla cómo configurar enlaces públicos seguros, elegir entre actualizaciones de contenido estáticas y en vivo, y gestionar múltiples comparticiones personalizadas para diferentes audiencias.
Comprensión del intercambio de enlaces públicos en OpenDocs
Proporcionar acceso seguro y personalizado a la documentación técnica sin otorgar permisos completos del espacio de trabajo puede ser un desafío. El OpenDocs entorno simplifica esto con configuraciones de intercambio integradas, otorgando a los autores el control total sobre lo que los lectores pueden ver y cuándo se actualiza el contenido.
Usando el Editor de OpenDocs, puede generar URLs públicas únicas, controlar la visibilidad a nivel de página y mantener configuraciones de intercambio distintas adaptadas a grupos específicos de partes interesadas.
Beneficios y características clave
- Control granular del alcance: Elija publicar páginas específicas o compartir todo su espacio de base de conocimientos.
- Comportamientos de actualización flexibles: Seleccione entre el modo de instantánea estática (desvinculado de las ediciones en curso) o contenido en vivo con actualización automática.
- Descripciones personalizadas: Agregue descripciones breves para aclarar el propósito del contenido compartido para los usuarios finales.
- Múltiples comparticiones independientes: Cree múltiples enlaces distintos para la misma base de conocimientos, cada uno con su propia selección de páginas, reglas de actualización y descripción.
Guía paso a paso: Generación de un enlace público seguro
Siga estas instrucciones para crear y configurar un enlace público seguro para el contenido de su base de conocimientos.
Paso 1: Definir el alcance del intercambio
- En OpenDocs, haga clic en el Compartir botón en la esquina superior derecha.
- Elija el alcance de las páginas que desea compartir: seleccione páginas individuales específicas o elija toda la base de conocimientos.
- Después de confirmar su selección, haga clic en Siguiente para continuar.
Paso 2: Configurar la configuración y generar el enlace
- Proporcione una breve descripción que explique de qué trata el contenido compartido.
- Elija el comportamiento de actualización de contenido:
- Modo Instantánea: Mantiene las páginas compartidas desvinculadas de las ediciones en curso, manteniendo la versión compartida estática.
- Modo de Actualización Automática: Refleja automáticamente los cambios cada vez que edita su documentación.
- Establezca el método de compartición en Enlace Público y haga clic en Generar Enlace.
- Copie y distribuya el enlace generado a sus lectores objetivo.
Gestión de Múltiples Comparticiones por Audiencia
Diferentes equipos o audiencias a menudo requieren diferentes vistas de la misma documentación del proyecto. OpenDocs le permite establecer múltiples comparticiones independientes para una única base de conocimientos:
- Documentación para Clientes: Comparta versiones de instantánea estáticas y seleccionadas de las funcionalidades finalizadas con las partes interesadas externas.
- Equipos Transversales Internos: Proporcione enlaces activos y de actualización automática a páginas de productos o ingeniería para colaboradores internos.
- Educadores y Formadores: Mantenga enlaces de módulos distintos para diferentes grupos de aprendizaje o clases.
Cada compartición independiente mantiene su propia selección de páginas, reglas de actualización y descripciones personalizadas, asegurando un control administrativo completo sobre la visibilidad para la audiencia.
Mejore la Distribución de su Documentación
Publicar enlaces públicos seguros y adaptados a la audiencia garantiza que su equipo pueda distribuir la documentación técnica de forma clara y segura. Explore el conjunto completo de herramientas de modelado visual impulsadas por Visual Paradigm para elevar su flujo de trabajo de gestión del conocimiento hoy mismo.
